Typische Szenarien: Der Bedarf an Prozessoptimierung durch Interim Manager entsteht häufig bei ineffizienten Abläufen, zu hohen Kosten, wiederkehrenden Qualitätsproblemen oder der Notwendigkeit, Prozesse zu standardisieren und zu verschlanken. Auch die Einführung neuer Prozesse und Strategien oder spezifischer Optimierungsbedarf, beispielsweise bei M&A, Tochterunternehmen, etc., kann Anlass für einen solchen Einsatz sein.
Spezifische Aufgaben des Interim Managers: Der Interim Manager beginnt typischerweise mit einer detaillierten Analyse der bestehenden Prozesse (Ist-Analyse), um Schwachstellen, Engpässe und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Auf dieser Basis entwickelt er optimierte Soll-Prozesse und plant deren Implementierung. Dies beinhaltet oft die Einführung bewährter Methoden und Werkzeuge wie Lean Management, Six Sigma, agiler Vorgehensweisen, den Einsatz von Business Orchestration and Automation Technologien (BOAT) und KI-Agenten. Ein wichtiger Bestandteil ist die Schulung der Mitarbeiter in den neuen Prozessen und Methoden sowie die Sicherstellung der Nachhaltigkeit der erzielten Verbesserungen.
Erwartete Ergebnisse/Mehrwert: Ziel der Prozessoptimierung sind signifikante Verbesserungen in Bezug auf Effizienzsteigerung, Kostensenkung, Qualitätsverbesserung und schnellere Durchlaufzeiten. Dies führt zu einer besseren Nutzung von Ressourcen und letztlich zu einer erhöhten Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
Situative Anpassung: Die konkrete Ausgestaltung eines Prozessoptimierungsprojekts wird situativ angepasst:
- Scope: Optimiert werden können sowohl spezifische Kernprozesse (z.B. in Produktion, Logistik, Vertrieb) als auch unternehmensweite Abläufe oder Supportprozesse.
- Ansatz: Je nach Situation kann der Fokus auf inkrementellen Verbesserungen im Sinne des Kaizen-Prinzips liegen oder eine radikale Neugestaltung von Prozessen (Business Process Reengineering) erfordern.
- Mitarbeitereinbindung: Der Grad der Einbindung und Partizipation der Mitarbeiter im Optimierungsprozess kann variieren und wird an die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen des Projekts angepasst.
- Rolle des IM: Der Interim Manager kann in verschiedenen Rollen agieren, beispielsweise als strategischer Berater, als Projektleiter für das Optimierungsvorhaben oder als temporärer Linienmanager, der die neuen Prozesse direkt verantwortet und umsetzt.
Für eine nachhaltige Prozessoptimierung durch Interim Manager ist ein starker Fokus auf Change Management und einen effektiven Wissenstransfer unerlässlich, um eine Rückkehr zu alten, ineffizienten Mustern zu verhindern. Die detaillierte Beschreibung der Prozessoptimierung im HR-Bereich macht deutlich, dass der Interim Manager externes Know-how einbringt, das intern oft fehlt. Gleichzeitig betonen mehrere Quellen den „Know-how-Transfer für die interne Organisation“ als einen wesentlichen Vorteil des Interim Managements. Damit Prozessoptimierungen nicht nur ein temporärer Eingriff mit kurzfristiger Wirkung bleiben, muss der Interim Manager die Mitarbeiter befähigen, die neuen Prozesse zu verstehen, anzuwenden und kontinuierlich weiterzuentwickeln. Die neuen Abläufe müssen in der Unternehmenskultur verankert werden. Dies erfordert ausgeprägte Change-Management-Fähigkeiten und einen klaren Plan für die Übergabe und Wissenssicherung am Ende des Mandats. Ohne diese flankierenden Maßnahmen besteht die erhebliche Gefahr, dass nach dem Weggang des Interim Managers die alten, ineffizienten Prozesse und Verhaltensweisen wieder aufleben.
Referenzbeispiel: Eliminierung von prozessbedingten Pain-Points bei internationalem Premiumhersteller